ClicXoft programok

Keresés

A tartalomhoz

Szerződéskezelés

Termékek


Technikai jellemzők

A program Microsoft Visual Studio fejlesztő rendszerében, C# programnyelven készült, Microsoft MS SQL adatbázis-kezelőt használ - kliens-szerver rendszerű. Szükséges futtatókörnyezet a Microsoft .NET keretrendszer 4.0-ás változata (minimumkövetelmény). Fő technikai jellemzők:


  • A programot egyidejűleg használni képes felhasználók, munkatársak száma nincs korlátozva - azonban több egyidejű felhasználó nagyobb teljesítményű kiszolgáló számítógépet igényel.
  • Lehetőség van az adatbázisokhoz való hozzáférésre nemcsak helyi hálózatban, hanem interneten keresztül is. Az adatbázis a szerver IP címe / szerver neve alapján közvetlenül, vagy magasabb biztonsági követelmények esetén VPN kapcsolaton keresztül érthető el. Ez különösen hasznos abban az esetben, ha külső (kiszállásos) munkavégzés történik, és a munkavégző rendelkezik hordozható számítógéppel (notebook). Ekkor internetkapcsolat megléte esetén a munkavégzés aktuális helyén is el tudja érni az adatokat, folytatni tudja ezekkel végzett munkáját.
  • A szoftver egyszerre több céget, szervezetet vagy ügyet képes egyidejűleg kezelni - az egyes cégek, szervezetek vagy ügyek külön adatbázisban kapnak helyet ilyen esetben. Az aktuális cég vagy szervezet adatait tartalmazó adatbázist a program indításakor kell kiválasztani, és bármikor át lehet lépni egyik cégből, szervezetből vagy ügyből a másikba.
  • A program, amennyiben szükséges, egyszerre több példányban is futtatható egy adott hálózaton belül, vagy egy adott számítógépen. Ilyen eset lehet több cég, szervezet vagy ügy egyidejű kezelése. Ekkor az egymástól függetlenül működő program-példányok dolgozhatnak ugyanabba az adatbázisba is. Így egyszerre több munkatárs dolgozhat az adatokkal egyszerre, vagy egy felhasználó egyszerre több adatkörrel végezhet munkát.
  • A program telepíthető és hordozható változatban is elérhető- használható. A hordozhatóság lehetővé teszi a program felhasználási cél szerint beállított változatának könnyű kihelyezését a munkatársak számítógépeire.
  • A program felhasználói szintű jogosultsággal futtatható. (Windows User Account Control jogosultságellenőrzés).


Részletes összefoglaló a hardverkövetelményekről és útmutatók egygépes és hálózati telepítésről a Letöltések menüből érhető el.

A program célja

A szerződések naprakész nyilvántartása és menedzsmentje elsődleges, üzleti eredményt kiemlekedően meghatározó feladat. A szoftver nagymértékben egyszerűsíti a szerződéskezelés időigényes feladatait, gazdálkodó szervezetek (profit/nonprofit) működésével kapcsolatos szerződések nyilvántartását, nyomonkövetését, a befogadástól vagy elkészítéstől kezdődően az archiválásig.

A szoftver által kezelt szerződések két csoportba sorolhatók: mások által velünk kötött szerződés (igénybe vett szolgáltatás), vagy általunk másokkal kötött szerződések (nyújtott szolgáltatás). Ez utóbbi lehet nagyszámú partnernek nyújtott azonos szolgáltatás. Ezekre az jellemző, hogy ugyanazt a szolgálatást folyamatosan nyújtja a cég, és azonos időszakonként (havonta) ugyanaz kerül leszámlázásra.

A program összekapcsolható számlakészítő szoftverrel. Ennek eredményeként lehetőséget biztosít:

  • ahz adott szerződéshez köthető számlázási cél adatbevitelre, ahol megadhatók a számlázandó tételek és a számlázás időzítése,
  • a számla előállítására számlakészítő modullal.


A szerződéseket - azok esetlegesen nagy száma, különböző típusa és állapota miatt - azok gyors elérése érdekében a programban két szempont szerint lehet csoportosítani:

  • horizontálisan a szerződéseket egy adott tételhez- állományhoz kötve lehet felvenni (pl. egy bizonyos cég szerződései),
  • vertikálisan a szerződés állapota szerint: előkészített, hatályban lévő, lezárt.


Szerződések státuszának kezelése

A szerződéseket a program - azok belső állapota alapján - három kategóriába sorolja:

  • Előkészített az a szerződés, mely a rendszerben rögzítésre került, de még nem lépett hatályba (pl. engedélyezésre vár)
  • Hatályos szerződés a szervezet működése szempontjából érvényes szerződések (pl. egy élő irodabérleti szerződés)
  • Archív szerződésként értelmezi a program a lezárt (teljesített), a felbontott és a törölt szerződéseket.


A szerződésekhez kapcsolódó határidők figyelése és közlése

A programban a szerződésekhez négyféle határidő kapcsolódik:

  • egy szerződés kapcsán, egy adott felhasználóhoz (szerződés felelőse) rendelt teendő határideje,
  • egy adott szerződés engedélyezésének határideje,
  • a szerződés hatályának határideje, és
  • a szerződésből aktuálissá vált számlázás határideje.


A program a főmenű megjelenése előtt automatikusan megjeleníti az ablak jobb oldalán megjeleníti a határidőkkel kapcsolatos információkat (lejárt engedélyezési és teendő határidők(k), paraméterként megadott napon belül lejáró szerződések, aktuális számlázás). Ugyanitt, e funkció részeként részletesen is megtekinthető az érintett szerződések listája.



Szerződések életútjának követése

A programban rögzített szerződés a rögzítéstől a hatályon (érvényességen) kívül helyezésig hat különböző állapotban lehetnek. Az egyes állapotok közötti kapcsolat kötött, az állapotok közötti átmenetet a program automatikusan vezérli.



  • Előkészített: új adatként történő rögzítéskor.
  • Engedélyezésre vár: amennyiben a szerződés jóváhagyást igényel, akkor - a szerződéshez engedélyezőket hozzárendelve - ez lesz a szerződés állapota a rögzítés után. Mindaddig, amíg előkészített vagy engedélyezésre váró állapotban van, az előkészített szerződések között lehet megtalálni. Engedélyezési jogosultság meghatározott felhasználóknak osztható ki, más felhasználó rajtuk kívül nem kezdeményezheti egy adott szerződés engedélyezését.
  • Hatályos: engedélyezett, vagy engedélyezést nem igénylő szerződés esetén az adatrögzítő döntésétől függően azonnal hatályos állapotot veszi fel a szerződés.
  • Szerződés lezárása: akkor kerül ebbe az állapotba a szerződés, ha az engedélyezés meghiúsul, vagy egy hatályos szerződés teljesítésre került.
  • Szerződés felbontása: akkor kerül ebbe az állapotba a szerződés, ha még nem került teljesítésre, de külső vagy belső ok miatt felmondásra kerül.
  • Szerződés törlése: az előkészített, de még hatályba lépés előtt aktualitását vesztő szerződést - a program beállításától függően - lehet fizikailag is törölni, vagy ha nem, akkor ezt az állapotot veszi fel, és automatikusan átkerül egy kiválasztott archív állományba.


Szerződéshez kapcsolódó teendők és események kiosztása

A hatályos szerződésekhez az arra jogosult(ak) teendőket rögzíthetnek megadott felhasználóknak (munkatársaknak) határidőkkel. Egyszerre több teendő is rendelhető egy szerződéshez. A teendők mellett események is rögzíthetők az esemény időpontjával, leírásával. A szerződés állapotváltozásakor a program automatikusan hoz létre eseményt az állapotváltozásról a szerződéshez.

Megjegyzés: a program indításakor a főmenü ablakban a program kijelzi az aktuális felhasználó lejárt teendőit, vagy az ő felelősségi körébe tartozó lejárt engedélyezési határidőket a rögzített szerződésekre vonatkozóan.

Szerződések csoportosítása ügy és szerződők szerint

A programban az egyes szerződések összekapcsolhatók egymással. Ez a funkció nagyon előnyös, amikor egy bizonyos fővállalkozói szerződéshez több alvállalkozói szerződés tartozik, és ezeket egyben, egy folyamatként szükséges kezelni. Erre a programban külön ablak szolgál, amely partner- szerződés- kapcsolódó szerződés relációban szemlélteti ezeket az összefüggéseket. E funkció részeként, az egyes szerződések státuszának ikonokkal történő kijelzésével jól áttekinthető képet egy szerződés-csoport szerződéseinek állapotáról:



Auditálhatóság

A programban adatok a felhasználók által nem törölhetők. E korlátozás mellett a program automatikusan naplóz minden adatrögzítést, adatmódosítást minden folyamat és azt kezelő munkatárs vonatkozásában. Ennek megfelelően a program alkalmas az adatkezelés auditálhatóságára.

Belső jogosultsági rendszer

A programot használó felhasználókhoz jogosultságok rendelhetők. Ezek jogok bármikor módosíthatók és visszavonhatók. A kiosztott felhasználói jogok nem általánosak, hanem szerződésenként adhatók meg, utólag módosíthatók, azaz korábbi jogok elvehetők, bővíthetők. Így a program auditálható e tekintetben is.

Automatikus sorszám, iktatószám generálás

Amikor állapotváltozás okán egy szerződés előkészítettből hatályba lép, a program az állományhoz (könyvtárhoz) kapcsolódóan sorszámmal látja el, és az állományhoz megadott azonosítás szerint egyedi szerződésszámmal látja el.

Saját (egyedi) adatok definiálása szerződésekhez

A programban a szerződésekhez egyedi adatcsoportok hozhatók létre, az Ön üzleti vagy szervezeti igényei szerinti megnevezéssel, típussal (szám, szöveg, dátum jelölőnégyzet, lista, decimális szám, többsoros szöveg). Az egyedi adatmezők megjelölhetők, hogy a sablon alapján nyomtásra kerülő szerződésben az egyedi adatmező nyomtatva legyen vagy sem.

Csoportmunka-támogatás

A program minden egyes rögzített szerződéshez kapcsolódóan felkínál chat felületet, ahol a szerződés kezeléséhez jogosultsággal rendelkező személyek bejegyzéseket hozhatnak létre dokumentálható formában. A felhasználók alapvető formázást biztosító szerkesztőben formázható írhatják bejegyzésüket. Így többféle módon lehetőség van a szövegen belüli szövegkiemelésre (szövegszín, betűméret, betűtípus stb.). A bejegyzésekhez a program hozzáilleszti a felhasználó nevét, és az bejegyzés készítésének időpontját.




A bejegyzés szövegét text formában is eltárolja a program, így a keresési funkció képes az itt található tartalmakban is eredményesen keresni.

Csatolmányok tárolása a szerződésekhez

A szerződésekhez dokumentumok rögzíthetők három forrásból:

  • képfájlok lapolvasóból,
  • fájlból,
  • vágólapról.


A csatolmányok bármikor megtekinthetők (típusának megfelelő program segítségével: doc, txt, pdf, képfájl), vagy menthetők a programból. Csatolmány drag-and-drop módszerrel is hozzáadható (azaz asztalról, Intézőből, az ikon áthúzásával).

Sms /email küldés lehetősége tenendőkről és eseményekről

Egy adott szerződés esetében, a teendők rögzítésekor megadható, hogy a felelős részére történjen-e sms/email küldés. A programban e célra üzenetsablonok hozhatók létre. Emellett egy szerződéssel kapcsolatban illetékes személynek bármikor küldhető sms vagy email. Az elküldött sms / email-t a program tárolja és a szerződéshez kapcsolódóan bármikor visszanézhetők.

Hatékony keresési lehetőség biztosítása

A program lehetőséget biztosít az összes tárolt szerződés többféle

  • adata (partner, szerződésszám, szerződés határidő, szerződés kezdete, hatályba lépése, lezárása),
  • szöveges adatainak mondattöredéke (megjegyzés, chat-bejegyzés, teendő, esemény).


alapján szerződés visszakeresésére.

Szerződés-létrehozás

Sablonok és nyomtatási formátumok hozhatók létre, amelyek segítségével, kiinduló adatokból, szerződések hozhatók létre. Ide kattintva megtekinthető egy, a program által generált szerződés, amely nemcsak kinyomtatható, hanem fájlba is menthető (pdf, doc, txt, rtf, htm).

Határidő-figyelés

A szoftver adatait felhasználja a ClicXoft.Dashboard tálcaprogram, amely a számítógéppel együtt indítható. A ClicXoft.Dashboard paneljén megjelennek a szerződésekkel kapcsolatos határidők és teendők (pl. engedélyezés, szerződés lejárat, szerződéssel kapcsolatos számlázások).




Képernyőképek

Szerződés adatkezelési napló

Progrm paraméterek beállítása

Progrm paraméterek beállítása

Kereső ablak

Adatbeviteli ablak

Szerződés számlázási adatok

Szerződés nyomtatási kép

Egyedi adat kereső ablak

Egyedi adat definiciós ablak


Vissza a tartalomhoz | Vissza a főmenübe