Feladatakezelés - ClicXoft programok
Főmenü:
Feladatakezelés
Szoftver ismertetők > Irodai programok
FELADATKEZELŐ PROGRAM/HOME-OFFICE MUNKAIDŐ MENEDZSELŐ
ClicXoft.TaskManager
A ClicXoft.TaskManager program lehetőséget biztosít egyedi feladatok kiosztásától és ellenőrzésétől kezdve teljes komplex munkafolyamatok, projektfeladatok tervezésére, nyomonkövetésére, a feladatok auditjára. A szoftver segítségével könnyen követhető munkavállalók hatékonysága és teljesítménye, valamint belőlük alkotott munkacsoportok, osztályok és részlegek eredményessége is. A szoftver lehetővé teszi tevékenységek audit célú dokumentálását. Kiegészító webes alkalmazása révén otthoni munkavégzés esetén (home-office) online teszi lehetővé a munkaidő nyilvántartást.
A program főbb tulajdonságai és képességei:
- egyedi és egyszerű feladatok vagy komplex munkafolyamatok életútjának követése,
- feladatok és munkafolyamatok összekapcsolása, szerkesztése,
- munkaidő-felhasználás rögzítése grafikus formában megjelenítve,
- rögzített feladaton kívüli munkaidő felhasználás, szabadságok, betegszabadságok nyilvántartása,
- feladatok csoportosítása (előkészített, nyitott és archív feladatok),
- feladatok és munkafolyamatok dokumentálása audit céljára is,
- tetszőleges számú dokumentum csatolása feladatokként,
- belső jogosultsági rendszer, felhasználó jogok kiosztása (feladat létrehozás, megtekintés, módosítás)
- automatikus sorszám, referenciaszám generálás,
- saját (egyedi) adatok definiálása és rögzítése feladatokhoz,
- feladatokként blog lehetőség jogosultak között alapszintű csoportmunka funkció biztosítása,
- ütemezett sms, email küldési lehetőség,
- események, határidők, aktuális és lejárt teendők figyelése és értesítés ezekről,
- munkaidő-kimutatás létrehozása üzleti partner, munkatárs vagy adott feladat szerint.
- munkaidő nyilvántartás kezelése webes felületen keresztül (akár okos telefonon is).
Feladatkezelő program működését bemutató videó
ALKALMAZÁSI ELŐNY
A programban dedikált feladatokat lehet rögzíteni. A feladathoz rendelt munkatársak egy grafikus naptárban rögzíthetik a feladattal kapcsolatos részfeladataik elvégzését. Lehetőség van nem feladathoz kapcsolódó elfoglaltság rögzítésére (pl. szabadság). Az egyes feladatokkal kapcsolatban határidős teendőket, és eseményeket lehet rögzíteni. A teendőkről email-ben, sms-ben figyelmezteti a kezelőit a program.
A rögzített adatokból három szempont szerint lekérdezni adatokat:
- feladatra fordított idő szerint,
- munkatárs munkaideje szerint, valamint
- feladat(ok)hoz rendelt partner szerint.
Ezáltal fontos információ nyerhető egy-egy feladat, illetve egy-egy munkaerő hatékonyságára vonatkoztatva.
ESETTANULMÁNY
Két jellemző alkalmazási terület, melyhez komoly támogatást ad a program:
- egy könyvelőiroda vezetője szerint nagyon nehéz díj emelést elérni a partnereiknél, mivel csak „érzésre” lehet hivatkozni arra, hogy jelentősen megnőtt a könyvelésre fordított idő. Az adott cég könyvelését, mint feladatot rögzítve és a könyvelő által vezetett elfoglaltsággal nemcsak kimutatás készíthető a díj emelés alátámasztására, hanem időszakokra lekérve tendencia is.
- egy cégvezetőnek komoly problémát jelentett, hogy bármikor valamilyen rendkívüli feladatot kívánt kiadni, az „lepattant” minden munkatársról azzal, hogy „nyakig vannak” munkával. A feladatokra fordított idő, és a feladaton kívüli elfoglaltság kötelező rögzítésével két következetést levonását támogatja a program:
- egy-egy feladat esetén az indokoltnál sokkal nagyobb az idő (munkaerő) ráfordítás,
- egy-egy munkatárs esetén az indokoltnál sokkal nagyobb a nem feladathoz kötött idő (munkaerő) ráfordítás.
Megjegyzés: Felmérés szerint 10 és 14 óra közöttI időszak az, amikor a munkavégzés intenzitása a kívánt szintet eléri. Előtte (reggelizés, kávézás, előző esti események megbeszélése) és utána (a munkaidő végének várása, munka utáni privát teendők megbeszélése egymással) akár 50%-ra is csökkenhet a munkaintenzitás.
GAZDASÁGI ELŐNY
Objektív információ érhető el egy-egy munkafolyamatra fordított élőmunka idejéről, a humán erőforrás munkaidő ráfordítás struktúrájáról, jelentősen javítható a hatékonyság (termelékenység).
PÉNZÜGY ELŐNY
Közvetett: optimizálható a humán erőforrás, támogatást nyújt munkaidő ráfordítások igazolásához.
